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檔案應用常見問答

Q1:何謂檔案應用?
A:檔案開放應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。申請目的有歷史考證、學術研究、事證稽憑、業務參考、權益保障等,十分廣泛。

Q2:申請檔案應用的資格為何?外國人可否申請?申請人有無年齡限制?
A:
1.任何人均可為應用檔案之申請人,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(需提憑利害關係相關佐證資料),如委託方式者,須填具委託書。
2.外國人,以其本國法令未限制中華民國國民請求其提供行政資訊者為限(政府資訊公開法第9條第2項),得申請檔案應用。
3.申請檔案應用並無年齡限制,惟未成年人申請應用機關檔案,應由法定代理人代理。

Q3:申請檔案應用須準備的文件為何?應向何機關提出申請?
A:
1.申請人核准閱覽、抄錄或複製檔案時,應出示本所寄發之「審核通知書」及貼有相片之有效身分證明文件,由本所專人陪同進入指定之檔案閱覽處所。
2.申請機關檔案目錄對應之實體檔案,請逕向檔案保管機關提出申請。例如,檔案資料為本所保管,則逕向本所提出申請。

Q4:檔案之應用可否全面開放?
A:檔案之應用以提供「複製品」為原則,核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。

Q5:如何申請檔案應用?
A:應填具「檔案應用申請書」,載明下列事項,申請書送達方式得以親自持送或以書面通訊為之。
1.申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代 表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
2.有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號; 如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
3.申請項目。
4.檔案名稱或內容要旨。
5.檔號。
6.申請目的。
7.有使用檔案原件之必要者,其事由。
8.申請日期。
 
Q6:申請檔案應用是否需要收費?
A:
1.閱覽、抄錄機關檔案,每2小時收取新臺幣20元;不足2小時,以2小時計算; 閱覽抄錄國家檔案,免收費。
2.黑白複製影印 B4(含)尺寸以下每張2元、A3尺寸每張3元;彩色紙張以5倍計價。
3.複製檔案,如另需提供郵寄服務者,其郵遞費以實支數額計算每次並加收處理費新臺幣50元。
4.其他檔案複製費用,依檔案管理局頒行之「機關閱覽抄錄複製收費標準」規定收費。

Q7:申請檔案應用有何限制?
A:檔案有涉及下列情形之一者,本所得拒絕申請:
1.有關國家機密者。
2.有關犯罪資料者。
3.有關工商秘密者。
4.有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
5.有關人事及薪資資料者。
6.依法令或契約有保密之義務者。
7.其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

Q8:申請檔案應用須注意那些事項?
A:申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款行為:
1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2.拆散已裝訂完成之檔案。
3.以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
4.未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。 如有前項情形之一者,本所應停止其閱覽或抄錄;若其涉及刑事責任者,則移送該管檢察機關偵辦。

Q9:如何查詢檔案目錄?
A:國家發展委員會檔案管理局建置「機關檔案目錄查詢網」,您可快速查詢全國檔案資訊,不受時間及地點之限制,經由全國檔案資訊單一查詢窗口,隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄,但機密檔案目錄依法不公布。
網址:https://near.archives.gov.tw
電話:02-89953618

Q10:檔案應用可否申請使用原件?
A:申請應用檔案,本所以提供「複製品」為原則;如有使用原件之必要者,應於「檔案應用申請書」載明其理由。
 
Q11:檔案應用申請案件准駁期限為何?
A:本所受理申請後,承辦單位會先審核案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,通知申請人於7日內補正;逾期未補正或無法補正者,將駁回申請;最遲自受理之日起30日內,以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者,自申請人補正之日起算。

Q12:閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所?其是否比照收費?
A:應用檔案而需助理人員伴隨者,應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所,因助理人員並非獨立之申請人,故無須另行收費。

Q13:各機關檔案應用服務主要適用法令有那些?
A:有關檔案應用服務適用法令,可依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法、個 人資料保護法及機密檔案管理辦法等有關規定辦理。

Q14:本所提供檔案應用服務時間及地點?
A:本所提供檔案應用服務時間為每週一至週五上午9時至12時,下午14時至17時(例假日及國定假日除外);開放應用場所為臺北市松山區戶政事務所5樓檔案室之檔案應用專區(臺北市松山區八德路四段692號5樓)。


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