臺北市松山區戶政事務所

A：檔案開放應用係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序，包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。申請目的有歷史考證、學術研究、事證稽憑、業務參考、權益保障等，十分廣泛。

Q2：申請檔案應用的資格為何？外國人可否申請？申請人有無年齡限制？
A：
1.任何人均可為應用檔案之申請人，限制開放檔案則限當事人或利害關係人（需提憑利害關係相關佐證資料），如委託方式者，須填具委託書。
2.外國人，以其本國法令未限制中華民國國民請求其提供行政資訊者為限（政府資訊公開法第9條第2項），得申請檔案應用。
3.申請檔案應用並無年齡限制，惟未成年人申請應用機關檔案，應由法定代理人代理。

Q3：申請檔案應用須準備的文件為何？應向何機關提出申請？
A：
1.申請人核准閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示本所寄發之「審核通知書」及貼有相片之有效身分證明文件，由本所專人陪同進入指定之檔案閱覽處所。
2.申請機關檔案目錄對應之實體檔案，請逕向檔案保管機關提出申請。例如，檔案資料為本所保管，則逕向本所提出申請。

Q4：檔案之應用可否全面開放？
A：檔案之應用以提供「複製品」為原則，核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。

Q5：如何申請檔案應用？
A：應填具「檔案應用申請書」，載明下列事項，申請書送達方式得以親自持送、郵寄、傳真、或掃描影像檔以電子郵件傳送至本所指定之電子郵件地址等方式提出申請，或於臺北市政府市民服務大平臺網路申辦。

1.申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號、外國人之國籍，並檢附身分證明文件影本。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所，並檢附法人或團體登記證及管理人或代表人之身分關係證明文件影本。
2.有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應檢附委任書，及委任人、受任人之身分證明文件影本；如係法定代理者，應敘明其關係，並檢附身分及其關係證明文件影本。
3.檔號、文(編)號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。
4.申請項目。
5.申請目的。
6.有使用檔案原件之必要者，其事由。
7.申請日期。

 
Q6：申請檔案應用是否需要收費？
A：
1.閱覽、抄錄機關檔案，每2小時收取新臺幣20元；不足2小時，以2小時計算； 閱覽抄錄國家檔案，免收費。
2.黑白複製影印 B4（含）尺寸以下每頁2元、A3尺寸每頁3元；彩色紙張以5倍計價。
3.複製檔案，如另需提供郵寄服務者，其郵遞費以實支數額計算每次並加收處理費新臺幣50元。
4.其他檔案複製費用，依檔案管理局頒行之「機關閱覽抄錄複製收費標準」規定收費。

Q7：申請檔案應用有何限制？
A：檔案有涉及下列情形之一者，本所得拒絕申請：

1.有關國家機密者。
2.有關犯罪資料者。
3.有關工商秘密者。
4.有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
5.有關人事及薪資資料者。
6.依法令或契約有保密之義務者。
7.其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

Q8：申請檔案應用須注意那些事項？
A：申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列各款行為：

1.添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2.拆散已裝訂完成之檔案。
3.以前二款以外方法破壞檔案或變更檔案內容。
4.未經許可，擅自將檔案之一部或全部帶離檔案應用服務處所。
如有前項各款情形之一者，本所應停止其應用檔案。

Q9：如何查詢檔案目錄？
A：國家發展委員會檔案管理局建置「機關檔案目錄查詢網」，您可快速查詢全國檔案資訊，不受時間及地點之限制，經由全國檔案資訊單一查詢窗口，隨時上網查詢各機關定期彙送之檔案目錄，但機密檔案目錄依法不公布。
網址：https://near.archives.gov.tw
電話：(02) 77136400、(02) 77136403

Q10：檔案應用可否申請使用原件？
A：申請應用檔案，本所以提供「複製品」為原則；如有使用原件之必要者，應於「檔案應用申請書」載明其理由。
 
Q11：檔案應用申請案件准駁期限為何？
A：本所受理申請後，承辦單位會先審核案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，通知申請人於7日內補正；逾期未補正或無法補正者，將駁回申請；最遲自受理之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。

Q12：閱覽者可否攜帶助理人員共同進入閱覽場所？其是否比照收費？
A：應用檔案而需助理人員伴隨者，應事先申請並經核准後方得進入閱覽場所，因助理人員並非獨立之申請人，故無須另行收費。

Q13：各機關檔案應用服務主要適用法令有那些？
A：有關檔案應用服務適用法令，可依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法、個 人資料保護法及機密檔案管理辦法等有關規定辦理。

Q14：本所提供檔案應用服務時間及地點？
A：本所提供檔案應用服務時間為每週一至週五上午9時至12時，下午14時至17時（例假日及國定假日除外）；開放應用場所為臺北市松山區戶政事務所５樓檔案室之檔案應用專區（臺北市松山區八德路四段692號5樓）。


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